用友ERP—U8财务软件教学常见问题解析

  会计电算化是高职院校会计电算化专业的主干课程,近年该课程实践教学多采用用友ERP-U8财务软件V861版。由于软件本身的复杂性,笔者针对实践教学中的注意事项和常见问题,从系统管理、公用基础信息设置、总账三个模块进行总结分析,并出解决方法。 
关键词用友ERP-U8;实践教学;常见问题;解决方法 
随着社会经济的发展和会计电算化的不断推进,财务软件在各行各业得到广泛应用。为适应这一发展,各高校都把会计电算化作为一门核心主干课程。笔者所在学院会计电算化实践教学一直以用友ERP-U8财务软件为授课载体,近年主采用V861 版本。笔者结合该课程的实践教学经验,针对其注意事项及常见问题,分别从系统管理、公用基础信息设置、总账系统三个模块中的子模块进行了总结和分析,以期对用友财务软件的初学者供帮助,同时借此与同行们分享和探讨。 
一、系统管理模块 
系统管理模块操作相对简单,但笔者发现初学者由于对内部控制制度在软件中如何体现未有较深入的认识,导致容易忽略一些细节,教师应示学生关注这些细节,促使其顺利完成建账、修改账套等实训任务。 
1.建立账套。在用友财务软件学习中,通常先求学生以管理员身份进行系统注册和操作员管理,其次需让学生明确系统管理员、账套主管及其他操作员的分工。实际上,学生在初学时经常容易混淆他们权限,特别是系统管理员和账套主管的权限。所以在建账前,应让学生明确系统管理员的工作是设置角色、用户及权限、建账、账套输出和引入等,而账套主管主负责建立年度账、账套的修改、账套的日常业务处理等。 
2.修改账套。当需对新建账套进行修改时,学生习惯于以系统管理员的身份进入,登陆后发现“修改”按钮为灰色,不能修改。这时以账套主管的身份进行操作即可。在系统未启用前,可以修改的内容包括账套名称、单位信息、行业性质,可以增加基础信息、修改分类编码方案、数据精度定义;而在系统启用后,有些内容即使可以修改也不能按实训资料的求进行改正,如行业性质选择错误,在进行会计科目维护时发现,返回到行业性质修改后,仍然存在与实训资料不相符的会计科目,只能通过重新建立账套解决,所以应示学生在操作时注意避免选择错误的内容。 
3.输出与引入账套。为了保证实训课程的顺利进行,机房一般对重硬盘进行还原保护,当电脑被重启后,原账套被清除,这就需学生每次课后在未实行保护的硬盘输出并保存账套备份文件,下次课再引入。经常会有学生在目标文件夹下找不到上次课已输出的账套备份文件,这是由于在上次输出过程中只选中了目标文件夹,并没有双击打开,备份文件没有保存在目标文件夹,而是存入了上一级文件夹,想找到丢失的备份文件,需到上级目录寻找,然后再将其复制到目标文件夹即可。 
4.权限设置。只有系统管理员才能设置账套主管的权限,也可以对相应账套的相关操作员赋权,而账套主管只能分配所属账套子系统的权限。通常学生会以admin身份登陆系统管理并对所有操作员进行权限设置,进入操作员权限窗口,依次点击相应操作员,容易遗漏的操作一般有忘记在账套主管前的方框内打√、忘记选择新建的账套和年度、忘记子权限的展开与选择等,导致操作员权限错误或不完整,应示学生注意避免。 
5.年度账管理。建立年度账时发现“年度账”按钮为灰色,这是由于以admin身份登陆系统管理,改为以账套主管身份登陆即可。只有账套主管才能进行有关年度账的操作,同理应用到年度账的输出与引入、年度数据清空的操作。 
(二)公用基础信息设置模块 
公用基础信息设置对后续模块的操作有重影响,学生需格外注意操作的完整性,避免遗漏操作步骤。以下是笔者对容易遗漏的操作进行总结和分析 
1.职员档案设置。根据实训资料求,对“其他应收款”科目设置“个人往来”辅助账,在输入该科目期初余额或填制涉及该科目的凭证时,在辅助窗口个人栏无法找到相应职员的名字,则应返回职员档案设置,在该职员档案窗口中是否业务员前打√即可。 
2. 外币设置。已录入了汇率,但使用时却显示汇率为空。这是因为录完汇率后没有成功保存就退出了。返回外币设置窗口,重新录入汇率,而后点一下回车或将光标在别处点一下,即可保存。 
3.票据管理。在录入涉及银行存款科目的凭证时只弹出辅助项窗口,没弹出票号登记窗口,这时返回到结算方式窗口,是否票据管理前打√即可,同时确保总账“选项”的“凭证”选项卡中勾选“支票控制”项。 
三、总账系统模块 
1.期初余额录入。在录入期初余额时,有些学生忘记给会计科目定义辅助核算项,只录入了该科目的总账余额。之后发现需通过辅助核算项录入时,又直接把该科目设置了辅助核算而忘记把总账余额删除,导致总账余额无法删除。在辅助核算窗口录入明细余额后,总账余额变为正确余额的2倍,试算不平衡。这时需作如下操作删除辅助核算项的期初余额→在会计科目设置中去掉该科目的辅助核算属性→在期初余额录入中删除该科目的总账余额→重新设置会计科目辅助核算项→正确录入该科目辅助核算明细余额,系统自动生成总账余额。 
2.凭证管理。在学生进行凭证管理实训时,常会遇到问题,而这些问题多数是因为之前操作错误或设置不完整造成,以下为常见问题 
问题一制单中涉及应收(或应付)款项时,系统示“不能使用应收(或应付)系统的受控科目”。这是由于在会计科目维护时,应收(或应付)账款在设置客户(或供应商)往来辅助核算时,受控系统默认是应收(或应付)系统,而实训资料并没有求启用应收(或应付)系统,只需通过总账系统反映,但学生没有留意进行修正。这时进入会计科目维护窗口,把应收账款(或应付账款)的受控系统修改为空即可。 
问题二做出纳签字时,示“没有符合条件的凭证”。这时以账套主管身份登陆企业门户,并确保两项设置完成一是在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”;二是在系统初始化的科目设置中指定“库存现金”为“现金总账科目”,“银行存款”为“银行总账科目”。此时再以出纳身份登陆总账系统才能进行出纳签字。 
问题三凭证已保存,无法修改制单人。有时学生由于疏忽,在凭证已保存后发现制单人搞错了,需修改却无法修改。这时以账套主管身份登陆企业门户,执行“业务”→“财务会计”→“总账”→“设置”→“选项”命令,在“权限”页签勾选“允许修改、作废他人填制的凭证”,再以制单人身份进行凭证的填制或修改,保存后即可。 
问题四凭证记账时,示“无可记账凭证”。出现此示有以下原因,学生可进行相应修改一、上月未结账。在“期末”→“结账”中查看上月是否有结账标志 Y;二、凭证未审核。在“凭证”→“审核凭证”中查看凭证上是否有审核人。三、凭证已记过账了。在“凭证”→“查询凭证”中查看当月凭证是否有记账人,如有即已记过帐,无须再记账。 
问题五修改凭证制单日期,系统示“制单不序时”。这时以账套主管身份登陆企业门户,执行“业务”→“财务会计”→“总账”→“设置”→“选项”命令,在“凭证”页签取消“制单序时控制”即可。 
问题六结账时,工作报告中“本月损益类未结账为零的一级科目”不是显示“无”,而是还有科目没有结转,但试算结果平衡,这是因为在期间损益结转凭证生成前,自定义结转、对应结转、汇兑损益结转等凭证已自动生成,但没有记账,从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。这时将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理,检查前面自动生成的所有转账凭证是否有误,确认无误后进行审核、记账,再重新进行期间损益结转凭证的生成即可。 
以上是笔者总结近年会计电算化实践教学经验,对用友ERP-U8财务软件V861版本教学中的注意事项及部分常见问题分析,还望同行多加指正。 
参考文献 
1陈思雄,朱志国.会计电算化(下册)M.成都西南交通大学出版社.21347-444. 
2吕宏.用友ERP-U861软件实践教学常见问题解析J.会计之友.29(9上)83-84. 
3曹小林.用友U8财务软件教学常见问题解析J.商业会计.212(22)113-114.

  

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